내용증명은 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명하는 등기취급우편제도로 개인 상호간의 채권ㆍ채무 관계나 권리의무를 더욱 명확하게 할 필요가 있을 때 주로 이용 되고 있습니다.

• 먼저 A4용지에 한쪽 면만을 사용하여 상대방에게 알리고자 하는 내용을 육하원칙에 따라 작성합니다.
• 이때 작성하는 내용을 내용문서라고 하는데, 내용문서는 한글 또는 한자로 자획을 명료하게 기재한 문서인 경우에 한하여 취급이 가능하며 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용문서는 취급하지 아니합니다.
• 또, 내용문서의 서두나 끝부분에는 발송인 및 수취인의 주소ㆍ성명을 반드시 기재하여 누가 누구에게 발송한 내용문서임을 확실히 나타내야 합니다.

• 내용문서의 작성이 완료되면 원본과 원본을 복사한 등본(내용문서의 매수가 2매 이상일 경우에는 합철한 부분에 발송인의 인장이나 지장으로 각각 계인) 2부를 함께 우체국 접수창구에 제출합니다. 만약 발송인이 내용문서의 성질상 원본을 보내기 어려울 경우에는 복사한 등본 3부만을 제출하여도 됩니다.
• 내용문서 원본과 복사된 등본 2통에 대하여 소정의 증명 절차가 끝나면 원본을 수취인에게발송하여야 합니다. 수취인에게 보낼 원본은 내용문서에 기록된 발송인 및 수취인의 주소ㆍ성명을 동일하게 기재한 봉투에 넣고 우체국 취급 직원이 보는 곳에서 이를 봉합하여 등기접수하면 됩니다.

• 내용증명 취급은 국내우편의 특수취급이기 때문에 외국으로 발송하는 우편물에는 이용할 수없다. 다만 국내에 거주하는 외국인에게 국내우편물로서는 발송이 가능합니다.
• 내용증명우편을 발송 후 발송인이나 수취인이 내용문서의 등본이나 원본을 분실하였거나 새로운 등본이 필요할 때에는 당해 내용증명우편물을 발송한 다음날로부터 3년까지는 발송 우체국에서 내용증명의 열람이나 재증명을 청구할 수 있습니다.

• 내용증명은 단지 내용과 발송 사실만을 우편 관서에서 증명해줄 뿐이고 법적 효력은 사법기관의 판단사항이므로 내용증명 발송만으로 법적 효력이 인정되는 것은 아닙니다.
• 내용증명은 본인소송 제기에 앞서 의무의 이행을 촉구하거나 증거력을 확보하기 위한 수단등으로 개인 상호간에 주로 이용되고 있습니다.